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開具紅字專用發(fā)票的處理流程

 

●開具紅字專用發(fā)票的處理流程
企業(yè)需要開具紅字專用發(fā)票時,應(yīng)先向稅務(wù)機關(guān)提交申請單,稅務(wù)機關(guān)審核并開具通知單后,企業(yè)方可開具紅字專用發(fā)票。根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要,可以分為購買方申請開具和銷售方申請開具兩種情況,其處理流程不同,具體如下。
●購買方申請開具
1、開具情況
當出現(xiàn)以下情況時,應(yīng)由購買方申請開具紅字專用發(fā)票:
(1)購買方獲得的專用發(fā)票認證相符且已進行了抵扣,之后因發(fā)生銷貨退回或銷售折讓需要做進項稅額轉(zhuǎn)出;
(2)購買方獲得專用發(fā)票后因以下問題無法抵扣時:
①專用發(fā)票抵扣聯(lián)、發(fā)票聯(lián)均無法認證;
②專用發(fā)票認證結(jié)果為納稅人識別號認證不符;
③專用發(fā)票認證結(jié)果為專用發(fā)票代碼、號碼認證不符;
④所購貨物不屬于增值稅扣稅項目范圍。
2、開具流程
購買方申請開具紅字專用發(fā)票的具體流程。
(1)購買方提交申請單
若購買方需要申請開具紅字專用發(fā)票,購買方應(yīng)向主管稅務(wù)機關(guān)提交申請單。
(2)購買方稅務(wù)機關(guān)開具通知單
購買方稅務(wù)機關(guān)根據(jù)納稅人提交的申請單,審核后通過紅字票通知單管理系統(tǒng)開具通知單。
(3)購買方將通知單交予銷售方
購方稅務(wù)機關(guān)開具通知單后,將紙質(zhì)通知單交給購買方,購買方即可以適當方式將紙質(zhì)通知單傳遞給銷售方。
(4)銷售方開具紅字專用發(fā)票
銷售方接收到由購買方傳遞的紙質(zhì)通知單,根據(jù)通知單的內(nèi)容在開票子系統(tǒng)中開具紅字專用發(fā)票。
●銷售方申請開具
1、開具情況
當出現(xiàn)以下情況時,應(yīng)由銷售方申請開具紅字專用發(fā)票:
(1)因開票有誤購買方拒收;
(2)因開票有誤等原因尚未交付。
2、開具流程
銷售方申請開具紅字專用發(fā)票的具體流程。
(1)銷售方提交申請單
若銷售方需要申請開具紅字專用發(fā)票,銷售方應(yīng)向主管稅務(wù)機關(guān)提交申請單。
(2)銷售方稅務(wù)機關(guān)開具通知單
銷售方稅務(wù)機關(guān)根據(jù)納稅人提交的申請單,審核后通過紅字票通知單管理系統(tǒng)開具通知單。
(3)銷售方開具紅字專用發(fā)票
銷售方憑取得的通知單內(nèi)容在開票子系統(tǒng)中開具紅字專用發(fā)票。
●紅字專用發(fā)票填開方式
在發(fā)票填開界面中,點擊“負數(shù)”按鈕時,新增兩個選擇菜單,一項為“直接開具”,另一項為“導(dǎo)入紅字發(fā)票通知單”,界面如圖3-1所示。企業(yè)可通過上述這兩種方式填開紅字專用發(fā)票。
   直接開具方式
操作步驟:
【第一步】在發(fā)票填開界面,選擇“負數(shù)”按鈕下的“直接開具”菜單項,系統(tǒng)會彈出通知單編號輸入窗口。
說明:
1、通知單編號是在稅務(wù)端紅字發(fā)票通知單管理系統(tǒng)開具通知單時自動生成,共16位,其編碼規(guī)則為:第1-6位是主管稅務(wù)機關(guān)代碼,第7-10位是年份月份,第11-15位是通知單順序號,第16位是校驗位。
2、通知單編號必須輸入,否則無法開具紅字專用發(fā)票,且需要輸入兩遍,輸入后以密文顯示。若兩遍通知單編號輸入不一致或輸入的通知單編號不符合編碼規(guī)則,系統(tǒng)會自動提示“錄入錯誤,請核對通知單編號后準確錄入”,此時需重新正確輸入。
3、如果企業(yè)仍持有不符合上述編號規(guī)則的舊通知單,則在開具紅字專用發(fā)票時需按下述方式輸入16位編號,其規(guī)則為:編號前十位固定為1234569911,后六位為舊通知單編號的末6位(若舊通知單編號超過6位,則取其后6位;若不足6位則前面填0補齊)。
【第二步】在窗口中輸入兩遍通知單編號,若通知單編號正確且兩遍號碼相同則激活“下一步”按鈕,繼續(xù)點擊“下一步”按鈕后,系統(tǒng)會彈出銷項正數(shù)發(fā)票代碼號碼填寫、確認窗口。
【第三步】對于通知單上有對應(yīng)藍字專用發(fā)票代碼、號碼的,需填寫藍字專用發(fā)票代碼、號碼,否則,不需要填寫藍字專用發(fā)票代碼、號碼,直接點擊“下一步”按鈕,系統(tǒng)根據(jù)不同情況顯示不同的確
認窗口。
第一種情況:若填寫藍字專用發(fā)票代碼、號碼后,數(shù)據(jù)庫中有對應(yīng)藍字發(fā)票,則點擊“下一步”按鈕后顯示出本張負數(shù)發(fā)票對應(yīng)的正數(shù)發(fā)票票面信息。繼續(xù)點擊“確定”按鈕,系統(tǒng)進入負數(shù)發(fā)票填開界面并自動調(diào)出票面信息。
第二種情況:若填寫藍字專用發(fā)票代碼、號碼后,數(shù)據(jù)庫中無對應(yīng)藍字發(fā)票,或根據(jù)通知單情況無需填寫藍字專用發(fā)票代碼、號碼時,點擊“下一步”按鈕后顯示如圖3-6所示,系統(tǒng)提示“本張發(fā)票可以開負數(shù),但在當前發(fā)票庫沒有找到相應(yīng)信息”。繼續(xù)點擊“確定”,系統(tǒng)進入負數(shù)發(fā)票填開界面,此時需要手工填寫各項信息。其中,備注欄中自動顯示對應(yīng)的通知單編號。
【第四步】確認發(fā)票填開界面上的所有信息正確后,點擊“打印”按鈕開具紅字專用發(fā)票。
說明:
1、一張通知單只能對應(yīng)開具一張紅字發(fā)票,不能重復(fù)使用。如果輸入的通知單編號已經(jīng)開具過紅字專用發(fā)票,則在輸入通知單編號并點擊“下一步”按鈕后,系統(tǒng)提示“您輸入的紅字發(fā)票通知單號已經(jīng)使用過,不能重復(fù)使用”。
2、對帶有折扣的藍字發(fā)票開具相應(yīng)紅字發(fā)票時,若數(shù)據(jù)庫中有藍字發(fā)票信息,則系統(tǒng)會自動調(diào)出票面信息并將折扣分攤反映在對應(yīng)的商品行中。例如,開具一張帶10%折扣的藍字發(fā)票,如圖3-7所示,3行商品行均記錄的是折扣前原價,折扣行記錄的是對3行商品折扣掉的總金額和稅額。當開具對應(yīng)紅字發(fā)票時,票面中不再顯示折扣行,而3行商品行均記錄的是折扣10%后的單價、金額和稅額。
   導(dǎo)入填開方式
對于銷售方申請開具紅字專用發(fā)票的情況,在開具紅字專用發(fā)票時,可以使用導(dǎo)入紅字發(fā)票通知單的功能。即銷售方主管稅務(wù)機關(guān)在為其開具紅字專用發(fā)票通知單時,可以提供通知單電子文件的導(dǎo)出,銷售方企業(yè)可利用介質(zhì)拷貝,通過開票系統(tǒng)中的導(dǎo)入紅字發(fā)票通知單功能就可以直接導(dǎo)入通知單電子文件并自動生成紅字專用發(fā)票信息。
操作步驟:
【第一步】在一機多票開票軟件V6.13中的發(fā)票填開界面中,選擇“負數(shù)”按鈕下的“導(dǎo)入紅字發(fā)票通知單”菜單項,系統(tǒng)會彈出打開文件窗口。
【第二步】在打開文件窗口中,選擇對應(yīng)的通知單電子文件后,系在發(fā)票填開界面自動顯示出導(dǎo)入的紅字專用發(fā)票信息,此信息包括票面上的所有信息。其中,備注欄中自動顯示對應(yīng)的通知單編號。
【第三步】確認發(fā)票填開界面上的所有信息正確后,點擊“打印”按鈕開具紅字專用發(fā)票。
說明:
1、通知單電子文件只能通過銷方所屬稅務(wù)機關(guān)導(dǎo)出獲得,購方所屬稅務(wù)機關(guān)不提供導(dǎo)出功能。通知單電子文件的文件類型是XML格式,其文件命名規(guī)則為:‘主管稅務(wù)機關(guān)代碼’+‘年月’+‘序號’+‘校驗位’.XML。例如,4103050806000063.xml。
2、在使用導(dǎo)入紅字發(fā)票通知單功能時,一次只能導(dǎo)入一個通知單電子文件。如果要開具多張紅字專用發(fā)票,只能逐個導(dǎo)入通知單電子文件后進行開具。
3、如果導(dǎo)入的通知單電子文件已經(jīng)開具過紅字專用發(fā)票,則開票系統(tǒng)會提示“你導(dǎo)入的通知單號已經(jīng)失效”如圖3-11所示,無法繼續(xù)開具。
4、廢舊物資銷售發(fā)票紅字票的填開流程及方法與專用發(fā)票紅字票相同。普通發(fā)票紅字票的填開流程及方法與升級前的一機多票開票子系統(tǒng)V6.10中的填開方法完全一樣。
●申請單填開
主要功能:在開票系統(tǒng)中填開紅字發(fā)票申請單。
操作步驟:
【第一步】進入“發(fā)票管理”界面,點擊“紅字發(fā)票申請單申請單填開”菜單,彈出紅字發(fā)票申請單信息選擇界面。
【第二步】在紅字發(fā)票申請單信息選擇界面中,可以選擇兩種方式:
購買方申請和銷售方申請。
1、購買方申請
由購買方申請開具紅字專用發(fā)票,根據(jù)對應(yīng)藍字專用發(fā)票抵扣增值稅銷項稅額情況,分已抵扣和未抵扣兩種方式:
(1)當選擇已抵扣時,只要選擇發(fā)票種類后,不需要填寫對應(yīng)藍字發(fā)票代碼和發(fā)票號碼,點“確定”進入填開界面。
(2)當選擇未抵扣時,應(yīng)根據(jù)實際情況選擇對應(yīng)的具體未抵扣原因后,選擇發(fā)票種類,并填寫對應(yīng)藍字發(fā)票代碼和號碼,點“確定”進入填開界面。
2、銷售方申請
由銷售方申請開具紅字專用發(fā)票,根據(jù)實際情況選擇理由后,選擇發(fā)票種類,并填寫對應(yīng)藍字發(fā)票代碼和號碼,點“確定”按鈕后,如果數(shù)據(jù)庫中有對應(yīng)藍字發(fā)票,則彈出紅字發(fā)票申請單信息選擇的界面,查看信息無誤后點擊“確定”按鈕進入申請單填開界面。
【第三步】對于購買方申請,需要在圖3-13所示紅字發(fā)票申請單填開界面中,手工填寫納稅人信息、商品信息和申請理由等信息。對于銷售方申請且數(shù)據(jù)庫中有對應(yīng)藍字發(fā)票信息的,系統(tǒng)會自動填寫申請單信息,對于銷售方申請但數(shù)據(jù)庫中無對應(yīng)藍字發(fā)票信息的,需手工填寫各項信息。確認無誤后點“打印”按鈕,系統(tǒng)保存此張紅字發(fā)票申請單,并彈出打印界面。
說明:
1、申請單中的商品數(shù)量和金額必須為負數(shù);申請單中的金額與稅額的計算方法與開票界面計算方法一致。
2、一張申請單上最多可以開具8行商品信息。
3、在紅字發(fā)票申請單填開界面中,對于購買方申請的情況,商品信息可以直接手工輸入,也可以從商品編碼庫中選擇。對于銷售方申請的情況,商品信息不能直接手工輸入,如需要填寫,只能從商品編碼庫中選擇。
4、對于銷售方申請的情況,若屬于開票有誤購方拒收的,銷方必須在專用發(fā)票認證期限內(nèi)(90天內(nèi))向主管稅務(wù)機關(guān)提出申請。若屬于開票有誤等原因尚未交付的,銷方必須在開具藍字專用發(fā)票的次月內(nèi)向主管稅務(wù)機關(guān)提出申請。
5、對帶折扣的藍字發(fā)票開具對應(yīng)申請單時,若數(shù)據(jù)庫中有對應(yīng)藍字發(fā)票信息,系統(tǒng)會自動將折扣分攤反映在對應(yīng)的商品行上。
6、系統(tǒng)對申請單提供了全打和套打兩種模式,企業(yè)可根據(jù)實際情況自行選擇。
●申請單修改查詢
主要功能:查看、修改、刪除已填開的紅字發(fā)票申請單。
操作步驟:
【第一步】點擊“紅字發(fā)票申請單申請單修改查詢”菜單項,系統(tǒng)彈出“紅字發(fā)票申請單查詢”界面。
【第二步】設(shè)置好查詢月份后,點“確定”按鈕。
在此界面中,可以對申請單查看明細、修改和刪除。選擇一張紅字發(fā)票申請單后,通過點擊頁面上方的“修改”按鈕進行申請單內(nèi)容的修改,點擊頁面上方的“刪除”按鈕可以刪除申請單,點擊頁面下方的“查看明細”按鈕,則可以查看申請單詳細信息。
說明:
1、對已開具的申請單進行修改時,修改后的總金額不能大于發(fā)票庫中對應(yīng)正數(shù)發(fā)票的總金額,否則系統(tǒng)提示“申請單填開金額超出對應(yīng)正數(shù)發(fā)票”,無法修改成功。
2、開票系統(tǒng)中對已開具申請單的修改或刪除操作均無時間限制,但企業(yè)應(yīng)根據(jù)實際情況進行所需操作。
●申請單導(dǎo)出
主要功能:可以查看、導(dǎo)出某月已填開的紅字發(fā)票申請單。
操作步驟:
【第一步】點擊“紅字發(fā)票申請單申請單導(dǎo)出”菜單項,系統(tǒng)彈出“紅字發(fā)票申請單導(dǎo)出”界面。
【第二步】選擇需要導(dǎo)出申請單的月份,點擊“確定”按鈕,系統(tǒng)彈出該月已填開的所有紅字發(fā)票申請單的明細。選擇需要導(dǎo)出的申請單,點擊“導(dǎo)出”按鈕,將申請單導(dǎo)出為xml文件。
【第三步】點擊圖3-20所示的“確認”按鈕后,提示選擇保存文件的路徑,然后點“確定”按鈕。
【第四步】申請單導(dǎo)出成功后,在保存路徑下可找到導(dǎo)出的xml文件,將該文件拷貝到軟盤或者U盤,提供給主管稅務(wù)機關(guān),由其導(dǎo)入該文件后開具通知單。
說明:
1、導(dǎo)出申請單時,可以選擇一次導(dǎo)出一個申請單,也可以一次導(dǎo)出多個申請單,導(dǎo)出多個時,可以按住“Ctrl”鍵,使用鼠標左鍵選擇需要導(dǎo)出的任意多個申請單,也可以按住“Shift”鍵,使用鼠標左鍵選擇需要導(dǎo)出的連續(xù)多個申請單。
2、每個申請單對應(yīng)導(dǎo)出一個xml文件。
3、導(dǎo)出的xml文件命名規(guī)則是:‘稅號’+‘_’+‘開票機號’+‘_’+‘年月’+‘序號’。
 

 

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